Die Erstellung von Online-Inhalten beginnt und endet mit der Redaktionssitzung. Und das im wahrsten Sinne des Wortes. Denn das Redaktionsmeeting soll nicht nur der Definition und Planung von Themen für zukünftige Content Items dienen, sondern auch der Performance-Analyse von bereits publizierten Inhalten. Gleichzeitig sollen Verantwortliche, Prozesse und Kommunikationskanäle mitgedacht werden. Das bekommt man nur mit effizientem Meeting-Management unter einen Hut. Wir verraten, wie.
Wo kreativ gearbeitet werden soll, braucht es Freiräume. Wo Freiräume geschaffen werden, ufern Meetings aber nur allzu oft aus. Dann dauert die Redaktionssitzung, die für zwei Stunden angesetzt wurde, plötzlich vier. Und was ab Stunde drei diskutiert wird, betrifft weniger mögliche Themen für einen Blogartikel, als die strategische Ausrichtung des gesamten Unternehmens. Deshalb ist es besonders bei Kreativprozessen wichtig, eine Struktur vorzugeben, die Raum zum freien Denken schafft, aber auch Time und Task Management respektiert. Folgende Tipps sind dabei zu beachten:
1. Definieren Sie Prozesse und Verantwortlichkeiten im Vorhinein
Ein klar vordefinierter Erstellungs-, Revisions- und Freigabeprozess samt Festlegung und Zuteilung der dafür nötigen Rollen ist die Voraussetzung für eine effiziente Redaktionssitzung. Legen Sie dabei jedenfalls das Task Ownership in diesen Bereichen fest:
- Redaktionsteam bzw. Revenue Team
Wer übernimmt den Lead für die redaktionelle Planung und Koordination? Bei wem sollen alle Fäden zusammenlaufen (interne Abteilungen, ggf. externe Agenturen, Redakteurinnen, Grafik, etc.)? - Content-Kreation
Ausgehend vom Beispiel eines Online-Blogs: Wer schreibt die Artikel?Gibt es eine/n eigene/n Content ManagerIn? Und: Wo bzw. von wem wird das Wissen dafür bezogen? - Content-Übersetzung
In welchen Sprachen sollen Inhalte erscheinen? Wer übernimmt die Übersetzung? - Auswahl von Bildmaterial
Wer recherchiert etwaiges Bildmaterial zu textlichen Publikationen? Aus welchem Pool wird die Auswahl getroffen? - Reviews und Approvals
Welche Instanzen prüfen Inhalte auf ihre Korrektheit in Bezug auf Rechtschreibung und Grammatik einerseits, und Inhalt andererseits? Wer erteilt die letztendliche Freigabe? - Content-Eingabe
Auf welchen Online-Medien werden Inhalte publiziert? Wer bringt den Content in das entsprechende Format und lädt ihn hoch? - Content-Verbreitung
Wo werden die Inhalte beworben (z. B. Facebook, LinkedIn, Xing, etc.)? Wer schreibt die Captions dafür und stellt die Posts ein?
2. Legen Sie Meeting-Ziele fest und schicken Sie eine Agenda aus
Die Redaktionssitzung soll dazu dienen, Themen zukünftiger Inhalte festzulegen, die den Erkenntnissen aus der Performance-Analyse vergangener Beiträge entsprechen. Vor diesem Hintergrund werden vorab generierte und gesammelte Ideen sowie Fragen der KundInnen diskutiert und evaluiert. Im Content Kalender wird fixiert, wann welche Beiträge publiziert werden, woraus sich Deadlines für folgende Elemente ergeben:
- Einholung oder Bereitstellung des dafür nötigen Inputs
- Übermittlung des Erstentwurfs
- Feedback-Loops und Freigaben
- Fertigstellung des Beitrags
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Besprechungspunkten haben. Apropos – legen Sie besonderes Augenmerk darauf, wen Sie zur Teilnahme an der Redaktionssitzung einladen. Die TeilnehmerInnen sollten aus sowohl Sales- als auch Marketing-MitarbeiterInnen bestehen. Gemeinsam bilden sie das sogenannte Revenue Team.
Es gilt so viele Leute wie nötig an den Tisch zu bringen, aber so wenig wie möglich. Denn zwei Dinge sind klar:- Je mehr Leute Sie einladen, desto vielfältiger werden die Ideen ausfallen.
Aber: - Zu viele Köche verderben den Brei. Ufert die Einladungspolitik aus, geht das sowohl zulasten der Effizienz, als auch der Effektivität der Redaktionssitzung.
3. Halten Sie sich an eine klare Struktur
Unserer Projekterfahrung nach bewährt sich – einmal abgesehen von branchenspezifischen Besonderheiten – folgende Strukturierung bzw. Agenda für die Redaktionssitzung:
- Analyse und Interpretation von Performance Reports
- Definition von Events, Jahres- und Welttagen in den kommenden 6 Monaten
- Analyse der häufigsten Kundenfragen sowie Ableitung von Themen für Content Pieces
- Festlegung der relevanten Themen-Cluster für den Planungshorizont von 3 Monaten
- Break-down der Cluster in Artikel und Planungsintegration im Content Calendar
- Definition der Content Offers und E-Mails
- Planung der Informationsbeschaffung für die eingeplanten Artikel (Interviewtermine mit internen ExpertInnen, etc.)
- Diskussion, wie die Blogbeiträge auf den sozialen Kanälen aufgegriffen werden können
4. Schaffen Sie genug Vorlaufzeit für die Vorbereitung
Wie in vielen anderen Bereichen gilt auch hier: Arbeit, die man sich im Vorhinein spart, holt einen oft im Nachhinein ein. Kommunizieren Sie die Termine für die Redaktionssitzungen also mit ausreichend Vorlaufzeit und schaffen Sie Klarheit darüber, inwiefern sich die TeilnehmerInnen darauf vorbereiten können.
5. Richten Sie eine Infrastruktur ein, die Ihre Prozesse optimal unterstützt
Der Erfolg Ihrer redaktionellen Arbeit steht und fällt mit der dahinter stehenden technischen Infrastruktur. Mit professionellen Tools können Sie erhebliche Effizienzgewinne im Redaktionsprozess erzielen und Fehleranfälligkeiten ausmerzen. In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden arbeiten wir mit folgenden Plattformen und Tools:
- Google Drive
In einer Teamablage, auf die alle Prozessbeteiligten zugreifen können, befinden sich alle Inhalte, die erstellt werden und alle Inputs, die dafür notwendig sind. Das macht Informationen leicht zugänglich und die Übermittlung von Inhalten mittels Link praktisch. - Content Calendar
Der Content Calendar hat die Form eines Google Sheets und dient als Übersicht für alle Prozessbeteiligten. Für jedes Content Item definiert er sowohl Inhalt und Format, als auch Verantwortlichkeiten und Timings. - Monday (alternativ Asana oder Trello)
Monday ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, mithilfe derer sich Redaktionsprozesse übersichtlich in einem Board abbilden und verfolgen lassen. Jedes Item im Content Calendar erscheint, je nach gewählter Ansicht, in Form einer Spalte am Monday Board. Das Board dient dazu, spezifische Aufgaben zu definieren und den Verantwortlichen zuzuteilen. Durch das Aktualisieren des Status, können alle Prozessbeteiligten jederzeit einsehen, in welcher Phase sich ein Item befindet bzw. ob und welche To-dos es für die jeweilige Person gibt.
Sie sehen schon: Im Vorfeld einer effizienten Redaktionssitzung gilt es vieles zu bedenken. Das ist deshalb wichtig, damit die Leute im Meeting selbst den Kopf frei haben für das, was schlussendlich zählt: Kreative Inhalte mit Substanz und Relevanz, die einen echten Mehrwert für die Zielgruppe schaffen und die Fragen der potenziellen KundInnen beantworten.
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